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Blog del grup de recerca Tradumàtica sobre tecnologies de la traducció

maig 10 2017

Los dispositivos y las aplicaciones móviles en la gestión de proyectos, Alicia González

Los dispositivos y las aplicaciones móviles en la gestión de proyectos

Alicia González López
Traductora autónoma, gerente de Prêt-à-translate

Como dice un conocido eslogan publicitario, la vida es móvil. Una movilidad inherente a las agencias de traducción y a los traductores autónomos, pues mucho antes de que existieran los teléfonos inteligentes y las tabletas ya llevábamos la oficina encima. Un ordenador portátil con conexión a Internet era «lo único» que necesitábamos para traducir y contestar a los clientes si preveíamos que íbamos a estar fuera de la oficina durante varias horas.

La llegada de los nuevos dispositivos móviles y de las numerosas aplicaciones existentes en el mercado nos facilita el trabajo. ¿O quizá no? En esta entrada vamos a ver algunas de las aplicaciones móviles que se pueden usar en la gestión de proyectos de traducción y analizaremos su utilidad.

Fases de la gestión de proyectos

La gestión de proyectos de traducción se compone de varias fases. Sin profundizar mucho en ellas, podemos distinguir las siguientes fases:

  • Comunicación con clientes y traductores

Todos los mensajes que intercambiamos con nuestro cliente o con nuestro equipo, como solicitud de disponibilidad para realizar un encargo de traducción, aceptación del mismo, comunicación durante el proyecto acerca de dudas, problemas técnicos, falta de documentación o problemas para cumplir la fecha de entrega.

  • Gestión de proyectos «pura y dura»

Esta fase incluye tareas muy diversas, desde tareas administrativas, como la preparación de calendarios de trabajo, distribución de tareas, creación de pedidos, apertura y cierre de proyectos, etc., hasta tareas relacionadas con la manipulación de archivos, como es la preparación de archivos antes y después de la traducción.

Antes de empezar a traducir, a veces es necesario convertir el archivo que nos envía el cliente en un archivo editable, ya que las herramientas TAO no pueden procesar todos los archivos tal y como los entrega el cliente. Esto ocurre a menudo con archivos escaneados, imágenes con texto o archivos de software cuya codificación no está preparada para traducir y hace que el código del lenguaje de programación se considere también texto editable. Si no se preparan estos archivos antes de traducir, el trabajo del traductor es más tedioso e ineficiente, puesto que tampoco podremos aprovechar las ventajas de trabajar con una herramienta TAO.

Una vez terminada la traducción, este proceso se repite a la inversa, para poder entregar al cliente el archivo en el mismo formato que el archivo original. En algunos casos, el archivo pasará por otra transformación antes de poder enviarlo al cliente. Esto ocurre, por ejemplo, con la maquetación de imágenes o de archivos que después se van a distribuir en formato PDF, como manuales de instrucciones o catálogos.

Estas tareas, en función de su dificultad y de la estructura de la agencia de traducción, las realiza el propio gestor de proyectos, un maquetador o un ingeniero de localización.

  • Control de calidad

Además de la propia revisión que el traductor hace sobre su trabajo y de la revisión por parte de otro traductor, los archivos se procesan en herramientas de control de calidad que nos permiten detectar una serie de errores que a menudo no percibimos, sobre todo cuando revisamos en pantalla o cuando hemos trabajado durante muchas horas en el mismo texto. Una de estas herramientas es Xbench, desarrollada por Apsic, que permite, entre otros errores, detectar si se ha dejado texto sin traducir, si hay incoherencias y si no se ha seguido la terminología establecida en glosarios y bases terminológicas.

  • Entrega final al cliente

Esta fase es básicamente de comunicación, en la que entregamos los archivos al cliente e informamos de cualquier incidencia durante el proyecto. En esta fase también podemos realizar algún comentario sobre dificultades de traducción o sobre errores que hayamos encontrado en el texto original, si no lo hemos hecho ya durante la traducción.

¿Cómo ayudan los dispositivos y las aplicaciones móviles en cada una de estas fases?

Comunicación con clientes y traductores

El correo electrónico es la aplicación de comunicación por excelencia, que ha sabido adaptarse a los dispositivos móviles rápidamente. Outlook, Gmail, Yahoo y los principales proveedores de correo electrónico ya cuentan con su versión para dispositivos móviles. Además, todos los fabricantes de dispositivos móviles ya incluyen una aplicación de correo electrónico en su paquete básico de aplicaciones, pero hay otras que se pueden descargar de las tiendas de aplicaciones, como Airmail o Boxer.

Captura de pantalla de Airmail.

Vistas de Boxer.

Tras el correo electrónico, otra aplicación de mensajería muy extendida en el ámbito profesional y que también cuenta ya con su versión para dispositivos móviles es Skype.

Vista de Skype en móvil y tableta.

Hay otro tipo de aplicaciones de mensajería que, si bien estaban destinadas al principio a un uso más personal, cada vez se usan más para fines profesionales aunque, evidentemente, manteniendo otro tono. Como traductores y mediadores culturales, seguro que a nadie se le ocurre mandar a un cliente un mensaje con iconos como estos para aceptar un proyecto, recibir cambios del cliente o quejarse por una factura impagada, ¿verdad?

Emoticonos de WhatsApp.

Entre estas aplicaciones, las más destacadas son WhatsApp, Telegram y Line. Todas ellas nos permiten tener una comunicación inmediata con nuestros clientes y colaboradores, muy útil para la resolución de incidencias. ¿A quién no se le ha retrasado la entrega de un trabajo porque el servidor va demasiado lento? Con estas aplicaciones podemos avisar al cliente de inmediato si vemos que no podremos cumplir con el plazo de entrega acordado.

Capturas de pantalla de WhatsApp, Telegram y Line.

Las redes sociales también son herramientas de comunicación con clientes y proveedores. Aunque no es lo habitual, a veces podemos recibir mensajes de clientes o de traductores a través de LinkedIn, Twitter o Facebook, por lo que no depender del ordenador para contestar a estos mensajes y poder hacerlo a través del móvil también es de gran ayuda.

Gestión de proyectos «pura y dura»

En este apartado me he centrado en comprobar si las herramientas de traducción que se pueden usar en dispositivos móviles permiten realizar las tareas administrativas, ya que las tareas de preparación de archivos requieren otras herramientas y procedimientos fuera del ámbito de los dispositivos móviles.

No uso todas las herramientas TAO disponibles en el mercado, pues me limito a usar las que me piden mis clientes. Para saber si cuentan con versión para dispositivos móviles, he creado cuentas temporales en algunas de ellas.

Memsource

Memsource es una herramienta disponible en distintas versiones, que combina aplicaciones de escritorio con aplicaciones web. Se comercializa según el modelo de negocio SaaS (del inglés Software as a Service, software como servicio); en lugar de pagar una única licencia, pagamos una cuota mensual, que varía en función del producto que adquirimos.

Memsource Editor: versión de escritorio con funciones de traducción básicas, de uso gratuito pero que solo admite archivos propios de Memsource (.mxliff).

Memsource Web Editor: es una herramienta de traducción web, no de escritorio. No hay que instalar nada en nuestro ordenador y tanto los archivos como las memorias se utilizan en la nube, por lo que no gasta muchos recursos de nuestro ordenador, móvil o tableta. En los tres tipos de dispositivos podemos acceder a las mismas funciones de traducción, ya que no se ha desarrollado una versión específica para dispositivos móviles. Se trata simplemente de una herramienta web cuyo diseño está adaptado para su uso en dispositivos móviles.

Memsource Cloud: se podría considerar la versión ampliada de Memsource Web Editor ya que, además de utilizar las funciones de traducción de Memsource Web Editor, incluye funciones de gestión de proyectos, traducción automática y gestión terminológica.

Capturas del menú Crear Proyecto de Memsource Cloud tomadas con un móvil Android.

memoQ

memoQ es una herramienta de traducción principalmente de escritorio, que también cuenta con distintas versiones en función del tipo de usuario:

memoQ Cloud Server, indicada para grandes agencias de traducción.

memoQ Project Manager, para empresas de traducción más pequeñas, y con funciones muy específicas para todas las tareas de gestión de proyectos (también incluye el editor para traducir).

memoQ Translator Pro, para traductores y revisores que trabajan a menudo con herramientas TAO.

memoQ Translator Free, para traductores ocasionales, con funciones básicas de traducción.

Me he puesto en contacto con memoQ para conocer las opciones para dispositivos móviles, y me han explicado que memoQ solo está disponible en tabletas con sistema operativo Windows, como MS Surface, aunque muchos no consideran este dispositivo una tableta, sino un portátil desarrollado para usarlo como tableta. Como no tengo dispositivos móviles con sistema operativo Windows, no puedo ofrecer capturas de pantalla reales. He pedido a memoQ que me faciliten algunas capturas pero todo lo que he obtenido ha sido el enlace a su canal de YouTube, que incluye presentaciones y seminarios web: https://www.youtube.com/user/Kilgray/videos.

SDL Trados Studio

SDL Trados Studio es posiblemente la herramienta de traducción más conocida en el sector, sobre todo para los que nos dedicamos a la localización. Surgida tras la compra de Trados GmbH por parte de SDL, ha estado liderando el mercado durante muchos años, hasta que empezaron a salir fuertes competidores, como memoQ. Sorprendentemente, esta herramienta no cuenta con una versión para dispositivos móviles.

XTM

XTM también es una herramienta web adaptada para usarla en dispositivos móviles, por lo que solo necesitamos abrir nuestro navegador web y entrar en nuestra cuenta de XTM para poder usar todas las funciones, tanto desde nuestro ordenador como desde nuestros dispositivos móviles. Sin embargo, su uso en dispositivos móviles está limitado al navegador de Internet Firefox para Android y Safari para iPad, así que su uso sea posiblemente menor, comparado con otras herramientas que se pueden abrir desde los principales navegadores.

XTM también se comercializa según el modelo de negocio SaaS. Ofrece dos versiones, que a su vez presentan distintos planes de precios:

XTM Cloud, para traductores autónomos y que trabajan en grupo.

XTM Suite, para agencias de traducción y empresas con su propio departamento de localización.

Las capturas de pantalla que se muestran a continuación corresponden a una versión de prueba de XTM Cloud.

Captura de pantalla de XTM Cloud tomada desde móvil Android. Vista vertical.

Captura de pantalla de XTM Cloud tomada desde móvil Android. Vista horizontal.

Wordbee

Wordbee también es una herramienta web, por lo que se puede usar en tabletas y móviles, con las mismas funciones que en la versión web. Como otras herramientas SaaS, cuenta con distintas versiones, según el tamaño de la empresa. La versión Freelance Entrepreneur es la versión mínima para poder acceder a las funciones de gestión de proyectos.

Los que lleven más de 15 años en el sector, se habrán dado cuenta de que los nuevos sistemas de traducción en plataformas web, como XTM, Memsource o Wordbee, no son más que una versión reducida de un TMS (del inglés Translation Management System, sistema de gestión de traducciones), aunque las versiones más completas de algunos de estos sistemas se pueden considerar prácticamente TMS. Otro ejemplo de plataforma web que funciona como un TMS es Smartling, muy extendido entre empresas que tienen sus propios departamentos de localización.

Control de calidad

Todas las herramientas mencionadas anteriormente cuentan con funciones de control de calidad. Por tanto, podemos garantizar esta importante fase de la gestión de proyectos también desde dispositivos móviles.

He consultado al fabricante de una de las principales herramientas de control de calidad externo a una herramienta TAO, Xbench, pues es una herramienta que se usa muy a menudo como control de calidad adicional y que es compatible con la mayoría de herramientas TAO actuales.

Desde Apsic me han confirmado que Xbench no cuenta con versión móvil porque está diseñada para usar con teclado y ratón. Por tanto, si queremos realizar un control de calidad únicamente desde un dispositivo móvil, tendremos que confiar en las funciones de la propia herramienta TAO.

Entrega final al cliente

En la entrega final al cliente combinamos dos tareas, la comunicación y el envío de archivos, que normalmente se hace por correo electrónico, FTP o desde la misma herramienta TAO. Las aplicaciones móviles que podemos usar son diversas:

  • Mandamos un correo al cliente para notificar que la traducción está terminada y adjuntamos los archivos o mandamos la ruta del FTP donde están ubicados.
  • Desde una herramienta TAO como Memsource, mandamos un correo al cliente automáticamente para informar de que la traducción está terminada. En ese correo se incluye un enlace para que el cliente descargue los archivos traducidos.
  • En caso de que veamos que la entrega se va a retrasar, enviamos un correo al cliente, que reforzamos con mensajes instantáneos a través de aplicaciones de mensajería como WhatsApp o de mensajes privados en las redes sociales.

CONCLUSIONES

En este cuadro se resumen las principales ventajas e inconvenientes del uso de los dispositivos móviles en la gestión de proyectos:

VENTAJAS

INCONVENIENTES

Las aplicaciones de mensajería permiten solucionar incidencias rápidamente. Si no se limita su uso a casos muy puntuales, pueden llegar a entorpecer nuestro trabajo.
Las herramientas TAO desarrolladas en web son exactamente iguales si se usan desde la
página web que si se usan desde un teléfono o tableta.
Dependemos de una buena conexión a Internet, ya que no podemos trabajar sin conexión.
Las herramientas TAO desarrolladas en web no ocupan demasiados recursos propios del
equipo.
Es necesario contar con dispositivos externos o servicios en la nube, como Dropbox, para poder usarlos en la aplicación.

Usar una tableta permite trabajar fuera de la oficina.

El móvil también lo permite, pero el tamaño de pantalla puede resultar incómodo.

Las aplicaciones de mensajería pueden ser útiles para temas urgentes y puntuales, como incidencias, confirmación por parte de los traductores en caso de no localizarlos o avisar si no podemos contestar al teléfono porque estamos en una reunión o una conferencia. Para una comunicación continua donde es necesario tener un registro de todas las comunicaciones (como esas conversaciones interminables sobre si hay que poner mayúsculas o minúsculas en algún caso determinado), el correo electrónico puede ser más recomendable. No obstante, no debemos subestimar el poder de una llamada telefónica, a menudo la opción más rápida, que podemos reforzar después con un correo de confirmación.

Para las tareas más administrativas, la primera conclusión a la que llegamos es que realmente no estamos ante aplicaciones móviles, sino ante aplicaciones web adaptadas para su uso en dispositivos móviles. Las aplicaciones móviles a menudo son versiones reducidas de aplicaciones más grandes; si nos faltaran funciones, no tendría sentido usar estas aplicaciones. Por este motivo, trabajar con aplicaciones web adaptadas a su uso en móviles es sin duda una ventaja, ya que las funciones son las mismas independientemente del dispositivo que usemos y podremos realizar todas nuestras tareas como gestores de proyecto.

Trabajar con dispositivos móviles implica tener que contar siempre con una buena conexión a Internet. Aunque no es lo habitual, hay herramientas que permiten trabajar sin conexión a Internet, como SDL Trados Studio. Sin embargo, el sistema operativo de una tableta no es el mismo que el de un ordenador; por este motivo, aunque no exista una aplicación móvil para SDL Trados Studio, tampoco podemos instalar esa herramienta en una tableta. Por tanto, si queremos trabajar sin conexión a Internet, deberemos hacerlo desde un ordenador y no desde un dispositivo móvil.

La ergonomía me parece un aspecto importante que debemos tener en cuenta a la hora de decidir con qué dispositivos trabajaremos. El dilema entre usar ordenador o dispositivos móviles puede ser el mismo al que muchos se enfrentaron hace tiempo entre usar un ordenador de escritorio o un portátil.

Muchas personas están acostumbradas a trabajar en un ordenador portátil precisamente por la movilidad que les ofrece, pero también hay otro tanto al que le resultará más cómodo trabajar con un ordenador de escritorio. Desde el punto de vista de la ergonomía, puede que el portátil no sea lo mejor para largas jornadas de trabajo, a menos que se utilice como un equipo de escritorio (con monitor y teclado externos).

Con los dispositivos móviles ocurre lo mismo, pero tenemos un problema adicional, que es la ubicación de los archivos. Si no tenemos un procedimiento de gestión de archivos bien establecido, corremos el riesgo de usar versiones antiguas o de olvidar archivos porque en lugar de tenerlos en una ubicación común los tenemos en un disco duro externo al cual no tenemos acceso desde nuestra tableta.

¿Ayudan los dispositivos y las aplicaciones móviles en la gestión de proyectos? Como ocurre a menudo, las cosas no son blancas o negras, siempre hay matices, y esos matices dependerán de nuestro estilo de trabajo.


This entry was posted on dimecres, 10 maig, 2017 at 18:27 and is filed under Contribucions externes. You can follow any responses to this entry through the feed. You can leave a response, or trackback from your own site.

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