El servei d’e-Formularis

Crear formularis sense coneixements informàtics? Us expliquem com funciona:

El servei d’e-Formularis permet que el PAS i PDI de la UAB puguin crear de forma senzilla, gratuïta i autònoma formularis web. Aquests formularis poden ser de diversos tipus i serveixen per recollir dades. Per exemple, poden ser enquestes, per inscriure’s a un esdeveniment o a un congrés, etc.

La gràcia del servei és que no es necessita tenir coneixements tècnics o informàtics, ja que es tracta d’una interfície molt visual, que permet anar afegint opcions al formulari de manera molt senzilla.

Un cop es finalitza la creació i l’edició del formulari i es dóna per bo, obtindreu una adreça web per accedir-hi (URL d’accés). Aquesta adreça és un enllaç que es pot difondre pels canals que es vulgui.

Posem un exemple concret: un grup de recerca de la UAB vol crear un formulari d’inscripció a un congrés científic. Sol·licita l’alta a través de la web del SI, crea el formulari i se li crea una URL. Aquesta URL la pot compartir per e-mail, publicar-la al grup de recerca, compartir a les xarxes socials…

Les respostes es poden registrar de dues maneres:

Poden ser enviades per correu electrònic: les dades s’envien a una adreça de correu electrònic prèviament indicada. Es rep un correu per cada formulari emplenat i enviat.

Poden ser desades: les dades s’emmagatzemen internament i posteriorment poden ser descarregades en format CSV, que es pot obrir amb moltes aplicacions (MS Excel, MS Word, LibreOffice…

A més a més dels aspectes tècnics i de disseny dels formularis, és imprescindible tenir en compte la legalitat dels processos de recollida, emmagatzemament i ús de les dades de terceres persones, reflectida a la Llei Orgànica 15/1999, de 13 de desembre, de Protecció de Dades de Caràcter Personal.

Per això, caldrà afegir al formulari el text corresponent si es fa una petició de dades amb o sense enregistrament o se’n preveuen usos posteriors de difusió.

Si voleu més informació sobre el procediment per crear formularis, heu de dirigir-vos a la web del SI. Trobareu una descripció més detallada i es podrà sol·licitar el servei a la pestanya “Formularis”. En un termini màxim de 2 dies es confirma l’accés i ja es pot utilitzar el manual de l’editor. Els únics requeriments són pertànyer al col·lectiu PAS o PDI de la UAB i tenir el NIU actiu.

Ara ja podreu crear un formulari fàcilment i sense necessitar cap coneixement informàtic.

Servei d’allotjament de servidors (Housing)

Teniu equipament informàtics per als vostres projectes en instal·lacions inadequades?

Si el teu projecte és important, ha d’estar en unes condicions òptimes. Es per això que des de el Servei d’Informàtica es posa a disposició un servei d’allotjament de servidors (Housing).

El servei de Housing consisteix en l’allotjament de servidors en un espai de la sala de CPD (Centre de Processament de Dades) del SI (Servei d’Informàtica), usant les seves infraestructures elèctriques, de climatització, de connectivitat i els controls d’accés físic a les instal·lacions. Alhora que hi ha disponibles uns serveis bàsics de gestió del sistema, que realitza l’equip tècnic de Producció del SI. És un servei amb tarifes, que varien depenent del nivell del servei que s’escull.

img_6014

Aquest servei de Housing s’ofereix a departaments, centres, instituts propis i àrees administratives de l’organització de la Universitat que no poden arriscar-se a interrompre la seva activitat. També se’n poden beneficiar les institucions de l’Esfera UAB, però no les persones a títol particular.

Hi ha dues modalitats: servidors físics (housing físic) / servidors virtuals (housing virtual)

Avantatges del servei

En el Housing Físic el que s’ofereix és un espai a la sala de CPD, que està aïllada del que es la informàtica corporativa de la Universitat, una part de rack de la sala CPD on hi ha garantia de connectivitat elèctrica ininterrompuda (amb rack ens referim a uns armaris connectats a la sala principal). Aquesta connectivitat es pot garantir primerament pel servei elèctric SAI –Servei d’Alimentació Ininterrompuda- que funciona amb unes bateries amb durada determinada. Si aquestes s’esgotessin disposem de grups electrògens, que formen un sistema de motors Diesel, pel que si mai hi ha un tall de l’electricitat, tots els ordinadors i els equips que estan connectats al CPD no es veuen afectats.

La seguretat també està garantida, ja que hi ha control d’accés dels administradors del servidor amb seguretat física, amb la targeta de la UAB i en horari de 8-20h.

Com vam comentar amb el “vídeo sobre l’estalvi energètic de les TIC”, que aquestes màquines comparteixin unes mateixes instal·lacions suposa un estalvi energètic que contribueix a millorar la sostenibilitat dels serveis de la Universitat.

El servei de Housing inclou auditories de seguretat periòdiques i s’envia un informe al responsable i administradors de les màquines, amb recomanacions i accions de millora.

El Housing Virtual consisteix en donar a l’usuari les funcionalitats d’un ordinador des de la infraestructura Virtual del Servei d’Informàtica. Les tarifes varien depenen de la capacitat escollida, fins a un màxim de 3GB de RAM i 200GB de disc.

El Housing Virtual és recomanable per projectes petits i acotats en el temps. Si fos més gran, amb més continuïtat o necessités més capacitat, s’escolliria el Housing Físic.

Característiques del servei

En el funcionament del Housing es distingeixen dos nivells:

El nivell 0 consisteix en el lloguer de l’espai, el subministre elèctric continu i un local climatitzat amb restricció d’entrada.

Al nivell 2 s’inclou tot el nivell 0, la instal·lació en el rack, servei 24×7 i gestió per control remot per part de l’usuari, rearranc del servidor en cas de caiguda, firewall, revisions periòdiques de seguretat. A més, al nivell 2 s’inclou backup, és a dir, copies de seguretat periòdiques indispensables en cas de pèrdua de dades.

En el cas de Housing Físic, per garantir la seguretat dels servidors, la qualitat del servei i l’estalvi energètic, només s’acceptaran aquells que es puguin incorporar en racks estàndards de 19″, podeu consultar-la aquí: Documentació i Normativa del servei.

La sol·licitud del servei es fa via CAS o via formulari, i posteriorment es coordina una reunió de consultoria amb el Servei d’Informàtica. Aquesta reunió és imprescindible i de gran ajuda degut a la complexitat del servei, on diversos professionals intervenen per trobar la solució òptima.

Si us ha semblat interessant aquest servei de Housing, podeu trobar informació més detallada de les seves característiques a la web del Servei d’Informàtica (allotjament servidors, servidors virtuals).

 

 

 

Sistema de cita prèvia a la UAB

Avui us volem parlar sobre una nova forma de treballar que s’està aplicant progressivament a tota la UAB: el sistema de cita prèvia.

logo-cita

És un sistema que es dóna principalment en les gestions acadèmiques, però també es pot fer servir per gestionar tutories, matriculacions de doctorat, als departaments pels coordinadors de titulació, etc. La idea és que en lloc de tenir un sistema reactiu, és a dir, que tothom vagi quan vulgui a veure què es troba, amb aquest sistema es pot fer un servei més organitzat, amb data i hora concretes. A més, també permet saber anticipadament el motiu de consulta per així poder oferir solucions més ràpides i acurades.

Una sèrie de beneficis que té fer servir el sistema de cita prèvia son:

  • Reducció dràstica de cues
  • Menor temps d’espera dels usuaris
  • Adequació del flux de consultes a la capacitat real que es té
  • Conèixer a priori per quins assumptes ens consultaran
  • Millora a la planificació del servei

A més, la plataforma és molt senzilla d’utilitzar. No s’ha d’instal·lar cap programari, sinó que està a la xarxa, simplement es crea un usuari.

Per tant, trobem dos vessants: per als usuaris i per als treballadors. El funcionament per demanar una consulta és que has de seleccionar el tema i a partir d’aquí et posaran un dia i una hora. Un dels beneficis més interessants és que en relació al tema a consultar, la plataforma per sí sola ja et recomana la documentació que has de dur per al tema que t’interessa.

Per part dels treballadors, el fet de saber quantes persones et vindran, quan i per quin motiu, fa que puguin organitzar-se i treballar de manera més eficient.

A més a més, hi ha una comissió d’usuaris que rep les propostes de millora, que es recullen entre les que envien els usuaris del servei a la llista de distribució o al correu electrònic i en reunions periòdiques es debaten (si és interessant per tothom, només per la persona que ho proposa, si es pot fer d’una altra manera…). Després es fa una priorització de les propostes per acabar fent una llista de millores que es demanarà a la cartera de projectes de la UAB. En funció dels recursos es van realitzant les millores.

Totes les millores han de servir per tothom i són els usuaris de la plataforma els que proposen les millores.

El 2015 el nombre total de cites gestionades van ser més de 43000 i amb previsió de que pràcticament s’hauran doblat al 2016. En quan tinguem dates més actuals s’actualitzarà l’entrada.

A la web cita.uab.cat podeu trobar un llistat de tots els centres de la UAB que tenen cita prèvia per als seus serveis.

pagina-principal-cita

Si us interessa aquest sistema, podeu dirigir-vos a cita.previa@uab.cat

També tenen un blog on comparteixen informació, millores…

http://blogs.uab.cat/citaprevia/