¿En qué consiste el Smart Document Management?

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En los últimos tiempos vivimos en una verdadera explosión de sigla… y el SDM (Smart Document Management) es una de ellas. Los que conocen el mundo de la gestión documental saben que las cosas han cambiado mucho para las empresas en los últimos años.

Desde que Internet empezó a convertirse en un canal de comunicación básico para grandes, medianas y pequeñas empresas, el tipo de documentos que generamos y recibimos y la manera de gestionarlos ha cambiado por completo.

Adiós a los viejos archivos de metal llenos de polvo

Aunque todavía siguen utilizándose en muchos ámbitos, lo cierto es que los viejos sistemas de archivos empezaron a quedarse obsoletos.

La dificultad de encontrar un fichero que se ha perdido, la imposibilidad de hacer una búsqueda inteligente en el interior del contenido de los archivos o la facilidad con la que un documento puede perderse o deteriorarse dieron lugar a que las empresas empezaran a apreciar las ventajas de Internet para la gestión documental.

La digitalización de archivos y la producción de archivos digitales cada vez más amplia dio lugar a que las empresas empezasen a necesitar herramientas eficaces para la gestión de sus documentos. A través de un software de gestión documental, las empresas no sólo pueden controlar inputs y outputs, asignar documentos a diferentes miembros de un equipo o departamento, o conocer las fecha de recepción, modificación o entrega de un archivo.

La empresas han empezado a gestionar archivos digitales, que van más allá de un mero documento escaneado. Imágenes, vídeos, archivos en pdf… todo son contenidos digitales de la empresa que deben estar correctamente almacenados para que se pueda trabajar de manera más inteligente.

De ahí el Smart Document Management (SDM).

¿Qué características tiene la gestión inteligente de documentos?

A través de los software avanzados de gestión documental, ya no simplemente gestionamos archivos o ficheros. Gestionamos datos e información que puede cruzarse, analizarse o compararse para obtener información inteligente.

Los archivos se comparten entre varias personas, o se modifican sus características sin salir de la nube, dejando constancia de cada registro y facilitando un trabajo colaborativo que ahorra tiempo y dinero a las empresas.

La gestión documental inteligente permite la búsqueda y localización de datos dentro de los documentos, lo que se alinea con otras revoluciones tecnológicas del siglo XXI. Se separa el contenido del soporte, incluso del soporte digital, lo que hace que resulte más manejable y utilizable en la toma de decisiones.

¿Está tu empresa aprovechando las ventajas del Smart Document Management?

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