Claves para entender la gestión documental digital en la empresa

¿Entendemos bien las empresas la gestión documental digital? ¿Estamos aprovechando todas las ventajas que nos ofrece la gestión de documentos a través de las nuevas tecnologías?

La diferencia no se encuentra sólo en el debate papel-sí o papel-no. Es un cambio de paradigma y de mentalidad que implica cambios mucho más complejos. En este post queremos ayudarte a entender esos cambios.

Por qué la gestión documental digital implica una revolución

 Vamos a resumir en 5 puntos principales por qué pensamos que la gestión documental implica cambios importantes y por qué muchas las PYMEs no lo están entendiendo.

 1. Ya no gestionamos documentos, gestionamos datos

¿Qué es lo importante, el disco en el que escuchamos canciones, o las canciones? El soporte físico está en horas muy bajas. Por eso cada vez tiene menos sentido hablar de documentos o ficheros, y empezamos a hablar de datos, la esencia sin la que el Big Data no sería posible.

 2. En el mundo digital, todo tiene un rastro

 Quién ha recibido tal documento, qué ha hecho con él, si lo ha modificado, cuándo lo hizo, etc. Y aprovechar esa información que introdujimos en el pasado para crear documentos hoy. Y no copiando y pegando ficheros de Word o Excel, sino con un SGD (software de gestión documental) bien diseñado para esta finalidad.

 3. Los datos son la cara de nuestro negocio

Tus facturas, tus albaranes, el n.º de presupuestos que haces todos los meses, el n.º de contratos y tipo de contratos que firmas, las plantillas de seguimiento de trabajo y cuadros de mando. Todo esto es información que, si la miras de forma aislada, tiene un valor muy temporal.

Pero ahora suma todos esos datos durante todo un año. O durante los últimos tres años. Obtendrás una información altamente valiosa para saber los hitos que consiguió tu negocio. Todo eso es algo que contabilizar mediante el papel sería prácticamente imposible, o cuando menos, una tarea muy lenta que te supondría un enorme trabajo y costes.

4. Trabajamos en equipo más que nunca

Gracias a la red, se han popularizado formas de trabajo en la que podemos estar conectados con gente a miles de kilómetros de distancia. Tener que depender de que todos estén conectados a una misma red interna y que no puedan acceder a los datos a través de un software seguro en Internet es renunciar a una gran cantidad de beneficios.

5. Es la era de la nube

Los negocios que no estén aprovechando las ventajas de la nube, seguirán haciendo las cosas como hace unos años. Invertirán tiempo, esfuerzo y dinero en cosas menos eficaces y menos rentables. Y no necesariamente más seguras. Estar en la nube te permite ponerte un paso por delante de tu competencia y empezar a trabajar con datos y no con meros documentos.

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